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＜目次＞
ただの施設管理になっていませんか？
ファシリティマネジメントとは？
総務部だけではない！他部署との協働
ファシリティマネジメントでの協働がもたらすメリット3選
ファシリティマネジメントで他部署と連携するには？
ただの施設管理になっていませんか？
皆さんは「ファシリティマネジメントと施設管理の違いは？」という質問に、すぐに答えることができますか？
今、ファシリティマネジメントの市場規模は拡大しており、2020年には世界中で489億米ドルの規模まで膨れ上がりました。
しかし、施設管理という言葉になじみがあっても、ファシリティマネジメントの違いや必要性がイマイチわかっていない……という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
実は施設管理よりもファシリティマネジメントの方が、長期的・経営的な視点から物事を見ることができるのです。
本記事は「施設管理」のさらに上にある、
「ファシリティマネジメント」にフォーカスをしていきます。
ファシリティマネジメントで必須な要素、それがもたらすメリットについても述べていき、皆さんの業務にお役立ていただければと思います。
ファシリティマネジメントとは？
まずファシリティマネジメントとは、
「企業・団体等が組織活動のために、施設とその環境を総合的に企画、管理、活用する経営活動」
引用元：FMとはどのようなものか – JFMA 公益社団法人 日本ファシリティマネジメント協会 /2018年(平成30年)1月発行『公式ガイド ファシリティマネジメント』日本ファシリティマネジメント協会HP
のことです。
もう少し分かりやすい言葉にすると、
建物やスペース、機器、アメニティなどを企画・管理しすべてをより効率的に活用していくための経営管理（マネジメント）
のことです。
ここで大切なのは、
- オフィス空間や人々の利用環境すべてを含めてファシリティとする
- 経営的・長期的な視点から最適化をする
という2点です。
ここが「施設管理」と大きく異なる点ですので、ぜひ覚えておきましょう。
施設管理では修繕、空調メンテナンスなどをするとしたら、
ファシリティマネジメントはそれらをするとともに、まずそのファシリティが必要なのか、アメニティなどを取り替える以外に最善策があるか、などについて考えます。
ファシリティマネジメントには３つの層があります↓
- 日常業務（日常の運営維持：清掃、保全、修繕、など）
- 管理業務（ファシリティの最適な状態への改善：効率化、低コスト化）
- 経営視点（経営にとってプラスとなる統括的で最適なあり方）
このすべての段階でファシリティマネジメントに携わっていくことで、トータルで見た投資コストの削減につなげることも可能です。
Point！
ファシリティマネジメントでは
-
- オフィス空間や利用環境も管理する
- 経営的・長期的な視点から最適化する
- 日常業務・管理業務・経営視点の3つの層を意識する
＜施設管理とファシリティマネジメントの差異↓＞
| 施設管理 | ファシリティマネジメント | |
|---|---|---|
| 管理対象 | 施設 | 施設だけでなくアメニティやWifiなど、（施設経営） |
| 目的 | 維持・保全 | 最適化 |
| 担当者 | 総務部など | 複数部署 |
ここまでで、ファシリティマネジメントはより経営視点の概念というイメージを持っていただけたでしょうか？
では、早速本題の「なにが」ファシリティマネジメントで必須になるのかを見ていきましょう。
総務部だけではない！他部署との協働
皆さんの職場では、どれだけの方々がビルや会議室、備品、Wifi、駐車場を利用しているでしょうか？
「リモートワークが増えてきている」という組織でも、出社することがまったく無い場合以外は、大多数の社員はそういったファシリティを利用する為に、総務部に頼っているはずです。
ITチームはサーバールームなどのために換気や配線を必要としています。
そして、ほぼ全ての社員がミーティングの為に会議室などを利用、出社の際にはもちろん空調を必要としているでしょう。
ファシリティマネジメントは社員全員が関わるからこそ、総務部の中だけではなく他部署との協働が必要なのです。
では協働をしていくことでどのようなメリットが得られるのでしょうか？
ファシリティマネジメントでの協働がもたらすメリット3選
ファシリティはほぼ全社員が利用するものですが、今回はITチームと総務部を例にして見ていきましょう！
1.スペースごとの物理的アクセス権を管理できる
ファシリティマネジメントをしていくと、スペースによってはあまり使用されていないものが見つかるかもしれません。
そのとき、総務部とITチームが協働をしていないとどうなるでしょうか？
もし、総務部とITチームが協働をしていなかったら
ここで協働をすることによって、
総務部だけでなくITチームも、どのスペースが安全なのかを把握できます。
2.ITインフラに必要な環境を管理できる
事業が拡大していくにつれて、ITインフラもその分拡大していかなければいけません。
そしてITインフラが拡大するとともに、それに必要なファシリティも調整していかなければいけません。
もし、総務部とITチームが協働をしていなかったら
ここで協働をすることによって、
総務部は電気供給とHVAC（空調システム）、サーバーやデータセンターに必要なスペース確保を、
情報共有しながらすすめていくことができます。
3.非常事態時の事業復旧をすばやくできる
コロナのパンデミックがおこった初期、組織の継続性が試されました。
この時に事業がストップしてしまった組織は多いのではないでしょうか？
そんなパンデミックなどの非常事態時でも、事業を継続させるために、総務部とITチーム間で協働していかなければいけません。
もし、総務部とITチームが協働をしていなかったら
ここで協働をすることによって、
-
- 土地や建物、フロアや部屋の関連を確認し、災害時などにどこまで影響が出るのか
- パンデミック時などに建物のどの部屋が使用されていないか
なども情報共有をして、すばやく事業復旧のための作業ができます。
ここまでにファシリティマネジメントについてのメリットや、協働の大切さを見てきました。
しかし、ここで「概念は分かったけれど……結局どうすれば良いの？」と思われている方も多いかもしれません。
「どうすればファシリティマネジメントを効率的にできるの？」
「ファシリティマネジメントで協働するためにはどうすれば良いの？」
ファシリティマネジメントで他部署と連携するためには？
ファシリティマネジメントをするためには、ツールを使って効率的に進めましょう。
弊社のServiceDesk Plus（サービスデスクプラス）は、
ファシリティマネジメントをより効率的にカンタンに始められるツールです。
このServiceDesk Plusで実現可能なファシリティマネジメントの特徴は以下の3つです。
スペースをデジタル上で可視化できる
ServiceDesk Plusでは、どの建物にどの部屋があるのか、どのスペースにどんなアメニティがついているのか、
などを可視化できます。
そのため、災害時の影響範囲などもカンタンに把握可能です。
スペースとリクエストを紐づけできる
修繕依頼やメンテナンス依頼などのリクエストを作成できます。
ここではチケットと登録されたスペース・資産を関連付けることができ、チケット管理を効率的にできます。
テンプレートで情報入力がカンタンにできる
ServiceDesk Plusではすでにテンプレートがあるため、それにそってカンタンにスペースの情報を入力することが可能です。
ところで皆さんはファシリティマネジメントの3つの層を覚えていますでしょうか？
3つの層は、「日常業務・管理業務・経営視点」でした。
ServiceDesk Plusのファシリティサービスデスクでも、この3点からファシリティマネジメントができます。
修繕などの日常業務はもちろん、スペース管理が可能です。
またどんなリクエストが毎回来ているかなどの情報を、
経営視点でのファシリティマネジメントにも役立てることができます。
「長期的にみて効率的なファシリティマネジメントをしていきたい」
「ファシリティマネジメントを経営に活用していきたい」
という方にご活用いただけるツールです。
まずはコストをかけずにやってみたい、という方は無料の評価版をお試しください。
※ServiceDesk Plusではファシリティデスクを使用するために、クラウド版でサービスデスクインスタンスもご導入していただく必要がございます。
（サービスデスクインスタンスとはサービスデスク業務を管理するポータル・基盤のことです。ServiceDesk Plusでは独立したインスタンスを作成し、一元管理が可能です。※サービスデスクインスタンスの機能についての詳細はココをクリック！）
本記事ではファシリティマネジメントで協働をするメリットと、実際にファシリティマネジメントをする方法についてご紹介いたしました。
「施設管理とファシリティマネジメントの違いを初めて知った」という方は、ぜひこの機会にファシリティマネジメントを業務に取り入れてみてはいかがでしょうか？
-
- ServiceDesk Plusのファシリティ機能について英語でも良いから知りたい！という方はココをクリック！（英語版）
本記事はグローバル本社のブログ記事を日本版に修正したものです。
原文はこちらをご参照ください。
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